Cómo implementar software de colaboración en tu empresa en 4 pasos

La implementación de software en una empresa es más que una simple instalación. Es un proceso de gestión del cambio que involucra tiempo, recursos y, lo más importante, personas. El reto es llevar a cabo la puesta en marcha sin que la organización se detenga. Como he visto en muchos casos, el éxito no está en la hoja de ruta técnica, sino en la comunicación y la preparación de los equipos.

La planificación no es solo un cronograma: el factor humano y la comunicación 

Una implementación de software requiere una planificación sólida, pero va más allá de un calendario de instalación y entrega de accesos. Uno de los errores más comunes es asumir que, como todos han usado herramientas de ofimática o colaboración por años, no es necesario informar a fondo al equipo.

Informar cómo el nuevo software ayudará al negocio 

Desde un inicio, es crucial informar a los empleados cómo va a ayudar esta implementación y qué beneficios reales traerá el nuevo software. No solo se trata de herramientas para el trabajo del día a día, sino de cómo el software apoya el crecimiento del negocio y la productividad. Hay que enfocarse en cómo se aprovecharán los recursos de colaboración y comunicación para alcanzar los objetivos de la empresa.

Prepara al equipo estableciendo políticas de uso 

Antes de la configuración inicial, debes hacer un análisis detallado sobre las capacidades técnicas de los equipos. Es importante verificar si los equipos de escritorio y móviles están listos para soportar la nueva herramienta. En mi experiencia, establecer los permisos correspondientes y una política de uso es vital. Si bien la herramienta puede instalarse en el dispositivo móvil del empleado, lo más recomendable es que la empresa proporcione el equipo tecnológico necesario, ya que la información que se maneja es un activo empresarial que requiere control y seguridad.

El secreto de la gestión de información antes de la puesta en marcha 

No basta con instalar lo nuevo, hay que analizar qué se tenía y cómo se va a migrar. Las herramientas de colaboración digital en la nube tienen límites de almacenamiento, por lo que es vital ser estratégico.

Paso 1: el backup y la administración estratégica del almacenamiento 

Previo a la migración de datos, es importante hacer un backup de la información anterior. Pero aquí viene la clave: no gastar el espacio en archivos irrelevantes o poco necesarios para la empresa. Es estratégico saber qué información se va a subir y cómo se va a administrar para no saturar el espacio. Esta es una oportunidad para limpiar y ordenar el conocimiento de la empresa.

Paso 2: la migración de datos (qué subir y qué dejar fuera archivos irrelevantes) 

Hay que analizar si es necesario subir información que se tenía en el software anterior. Una hoja de ruta que indique las fechas de instalación es buena, pero más importante es informar cómo se administrará toda esa información que se almacena y de qué forma se evitará que interfiera con el software previamente usado.

Puesta en marcha efectiva: adopción gradual y soporte continuo 

Cualquier metodología de implementación aplicada es buena, siempre y cuando se use de forma eficaz para evitar sobrecostos y retrasos. Obviamente existirán riesgos, pero el objetivo es minimizarlos evitando sorpresas desagradables.

  

                 

Software de colaboración: claves para una selección inteligente

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Paso 3: implementación por etapas y sin presión. La organización no debe detenerse 

Se recomienda hacer una implementación gradual o por fases (por áreas o departamentos) para reducir el riesgo de interrupciones. Hay que recordar que la organización está operando y no puede detenerse para implementar o aprender. Por ello, no busques que el usuario haga una adopción inmediata. Al principio, el usuario debe identificar de manera pronta cuáles son las partes de la herramienta que deberá usar de inmediato (como el correo electrónico, calendarios o chats corporativos) y después, gradualmente, integrar las funciones más avanzadas (almacenamiento en la nube y archivos).

Paso 4: el rol del partner (capacitación inicial, soporte y novedades de la herramienta) 

La mayoría de estas herramientas funcionan en la nube, por lo que las fallas son mínimas, pero aún así requieren de seguimiento y soporte técnico. Es importante mantener contacto con el proveedor o partner que facilita la herramienta. Ellos pueden ayudarte a verificar que la configuración de administración de TI se haya hecho correctamente (creación de carpetas compartidas, etc.), y lo más valioso: te mantendrán al tanto de las novedades y nuevas integraciones, como las herramientas con inteligencia artificial que mejoran la solución.

Preguntas frecuentes (FAQs) 

• ¿Es necesaria la capacitación en la implementación de software? Sí, la capacitación es fundamental. El usuario debe identificar las partes esenciales de la herramienta para su uso diario. No busques que aprendan cosas innecesarias en un inicio; céntrate en lo que traerá beneficio inmediato.
• ¿Qué es la adopción gradual en la implementación de software? Consiste en introducir el nuevo software por fases o departamentos. Esto reduce el riesgo de interrupciones y le da tiempo a cada usuario para integrar poco a poco a su rutina de trabajo.
• ¿Qué riesgos son comunes en la implementación de software? Los riesgos incluyen sobrecostos, retrasos en el cronograma, baja adopción por parte del usuario y la pérdida o desorganización de la información durante la migración.

Referencias:
- Implementación de Software | Smart Couper
- Metodología de implantación de software | Practics
- Pasos para desarrollar un plan de implementación de software: Proceso y procedimientos | TEC

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.